Gestione ordini packaging: cosa succede dopo la conferma
Cosa succede a un ordine di packaging dopo la conferma?
La gestione ordini packaging comincia nel momento in cui il cliente conferma e finisce quando la merce arriva a destinazione. Ad assicurare questo processo c’è Elena, che segue ogni ordine dall’invio in magazzino alla fatturazione e alla spedizione.
Chi ordina packaging di solito vede due momenti: la conferma e la consegna. Nelle prossime risposte Elena racconta quello che c’è nel mezzo.
Cosa fa l’ufficio gestione ordini in un’azienda di packaging?
Segue la parte pratica dell’ordine: lo invia al magazzino per la preparazione, lo fattura, si interfaccia con i corrieri e coordina le spedizioni, controllando che ogni consegna avvenga correttamente e nei tempi previsti.
È un ruolo di regia operativa. Magazzino, corrieri, amministrazione e rete vendita lavorano su pezzi diversi dello stesso processo, e il suo compito è fare in modo che restino allineati sullo stesso ordine.
Come si svolge la giornata di chi gestisce gli ordini clienti?
Quando arriva un ordine, la prima verifica riguarda il cliente: se è tutto in regola, l’ordine va in magazzino.
Gli ordini escono verso il magazzino ogni 30 minuti, dalle 9 alle 12, ed è quello che occupa gran parte della mattina. Nel pomeriggio si passa alla fatturazione degli ordini della giornata, poi alla preparazione delle liste di spedizione per i corrieri e invio via mail. Anche le fatture vengono inoltrate ai clienti.
Quali controlli quotidiani aiutano una consegna puntuale?
Finita la parte operativa, restano le verifiche di allineamento: scadenzario clienti, importazioni giornaliere, apertura dei ticket per le consegne, controllo delle spedizioni, spunta giornaliera e controllo dei lotti per il magazzino.
Sono attività quotidiane fondamentali per prevenire problemi che, se non intercettati, potrebbero toccare la consegna.
Cosa fare se un ordine di packaging non arriva nei tempi previsti?
Succede, e di solito il segnale arriva da un cliente che telefona al suo rappresentante perché la merce non è ancora arrivata. Il rappresentante avvisa e viene subito verificata la spedizione con il corriere. Da lì la situazione viene monitorata fino alla risoluzione del ritardo, assicurandosi che la merce arrivi il prima possibile.
Un esempio di controllo che ha evitato una mancata consegna
Un paio di spedizioni rischiavano di non andare a buon fine per un errore nelle liste. Le note di consegna sul bordereau del corriere non corrispondevano a quelle indicate dal rappresentante.
Me ne sono accorta durante il controllo quotidiano delle spedizioni affidate. Ho contattato il corriere per chiarire e rimandato subito le liste corrette. Un errore del genere, se passa, arriva al cliente sotto forma di mancata consegna. Ma noi interveniamo prima!
Perché scegliere un fornitore di packaging che segue ogni fase dell’ordine?
Perché l’ordine ha sempre qualcuno che lo segue, dall’inserimento alla spedizione. Questo riduce gli errori e dà più continuità al lavoro di chi ordina; e quando qualcosa non va, si cerca di sistemarlo subito, prima che il problema arrivi al cliente.
Elena
Si occupa della gestione ordini clienti di Unica Packaging. Ogni giorno controlla gli ordini in arrivo, li invia al magazzino, li fattura e segue le spedizioni con i corrieri fino alla consegna. Se il tuo ordine di packaging parte e arriva nei tempi previsti, è grazie al suo controllo.
Continua a leggere
Scopri come lavorano gli altri reparti di Unica Packaging che contribuiscono a rendere una fornitura affidabile: